Создание облачной базы знаний

Для чего большинство компаний создают базы знаний?

Кто-то хочет быстро находить нужные документы, находясь в любой точке планеты.
Кому-то важно иметь возможность обсудить разрабатываемые документы.
Где-то любят порядок в описании выпускаемых версий продукта.
А кто-то уменьшает затраты на поддержку, создавая подробные справочные статьи.

Давайте пройдёмся по каждому пункту и посмотрим, как помогает создание облачной базы знаний в каждом случае.

Быстрый поиск документов

Представьте, что вам нужно срочно найти какой-то документ на компьютере. Вы переходите из папки в папку, пытаясь отыскать его там. Безрезультатно. Но вы продвинутый пользователь и пользуетесь поиском. Одна беда — вы не помните, как назывался нужный вам документ, поэтому вам попадается огромное количество самых разных файлов.

Но вот вы всё-таки нашли нужный документ и отправили его своему коллеге. Он внёс в него какие-то правки или комментарии и вернул вам. Теперь у вас на компьютере уже два почти одинаковых документа. И их количество будет расти каждый раз при внесении новых правок или комментариев.

Как можно решить проблему с поиском и хранением разных версий одного документа? Одним из вариантов может стать использование базы знаний, которая находится на вашем сервере или в облаке. При этом каждый документ в базе полностью индексируется и легко находится среди массы других документов.

В современных облачных системах новая версия документа не удаляет старую версию, даже если называется так же. Все версии сохраняются друг за другом и вы всегда можете посмотреть, что именно было изменено в документе.

---

Облачная база знаний позволяет легко организовывать хранение, поиск и версионирование всех документов.

---

Обсуждение документов

Давайте вернёмся к нашей ситуации с обсуждением документа. Руководитель или сотрудник оставил в документе ряд комментариев. Вы вносите правки и отправляете обратно. Вам высылают очередные правки и так далее. Через пару недель у вас будет целая папка документов с номерами правок или датами редактирования.

И тут нас опять может выручить облачная база знаний. Все документы в ней имеют историю изменений. Это значит, что вы можете в любой момент узнать с точностью до минут, кто из сотрудников вносил правки в документ.

Современные облачные базы знаний дают возможность удобно и быстро обсуждать любые документы. Оптимальным считается вариант, когда вы можете оставить комментарий не только в конце документа, но и к конкретной его части.

---

Использование облачной базы знаний существенно упрощает процесс обсуждения документов. Плюс она позволяет быстро переключаться между версиями документа и сравнивать их между собой.

---

Описание выпускаемых версий продукта

Отвлечемся на время от документов и их обсуждения и посмотрим на разработку программ и сервисов. Как быстро узнать, какая функциональность и когда была выпущена? Как рассказать о новой версии продукта инвесторам или клиенту? Как сделать его доступным для людей вне команды разработки?

Всё это можно легко сделать с помощью документа, который называется релиз-ноты (release notes). Обычно этот документ содержит список всех задач, вошедших в версию. Для удобства восприятия людьми, далекими от разработки, перед списком задач помещают более подробное описание новых возможностей продукта.

---

Облачные базы знаний позволяют быстро формировать описания для новых версий продукта и делиться ими со всеми заинтересованными лицами.

---

Создание справочного центра

Ещё одной замечательной особенностью облачной базы знаний является её доступность для пользователей извне. Каждая статья в справочном центре уменьшит количество обращений в службу поддержки на несколько десятков процентов.

Многие люди в интернете предпочитают пользоваться поиском или читать статьи, а не обращаться с вопросами в поддержку. Облачная база знаний позволяет создать справочный центр, которым могут пользоваться люди из любой точки мира в любое время.

---

Использование облачной базы знаний позволяет создать справочный центр с ответами на вопросы пользователей. При этом доступ к статьям может быть получен откуда угодно.

---

Выводы

Создание облачной базы знаний позволяет закрыть большое количество потребностей бизнеса. В этой статье мы не стали затрагивать другие варианты использования базы знаний. Обязательно расскажем о них в других статьях. А если возникнут вопросы — смело задавайте, всегда рады ответить на них.